Pomysł na flotę firmy Berner

Paweł Urbaniak, magazyn "Auto firmowe"

Flota polskiego oddziału firmy Berner składa się przede wszystkim z aut służących potrzebom przedstawicieli handlowych. Jako dość jednorodna flota, składająca się z typowych pojazdów osobowych w kolorze białym, kumuluje liczne trudności związane z zarządzaniem autami.

Firma Berner specjalizuje się w sprzedaży bezpośredniej w zakresie zaopatrzenia w drobny asortyment do profesjonalnego zastosowania w branży budowlanej, motoryzacyjnej i w przemyśle. Jej polski oddzia posiada flotę liczącą 145 samochodów. Z racji specyfiki firmy niemal wszystkie auta to pojazdy osobowe na usługach przedstawicieli handlowych docierających z ofertą produktową do klientów w całym kraju.

Ujednolicenie

Im bardziej jednorodna flota, tym łatwiejsze nią zarządzanie. Ta oczywista zasada flotowa realizowana jest w praktyce zarządzania autami w firmie Barner. – W przeważającej części naszej floty skupiliśmy się na dwóch markach wiodących – mówi Sławomir Gorajewski, fleet car administrator w Berner Polska. – Najliczniejszą grupę stanowi Ford Fiesta, który tworzy ponad 50% naszej floty. W drugiej kolejności jest marka Seat, wśród której posiadamy zarówno Ibizę, Leona i Alteę – dodaje.

Ponadto we flocie krakowskiej firmy jeżdżą Skody Fabie, Nissany Note, kilka Fordów Focusów, dwa Suzuki Swift i samochody dla kadry dyrektorskiej, czyli Ford Mondeo, Škoda Superb, Volkswagen Passat i Audi A6.

Leasing wygrywa

– Przeprowadzone przeze mnie analizy wykazują, że koszty leasingu są porównywalne z kosztami wynajmu długoterminowego – mówi Gorajewski. Dlatego też wszystkie samochody użytkowane przez firmę Berner są leasingowane na warunkach określonych w trzyletnich umowach. Taka forma pozyskania samochodów do firmy praktykowana jest od początku istnienia polskiego oddziału.

Firma współpracuje z trzema różnymi leasingodawcami. Codzienne relacje z nimi układają się różnie. – W przypadku współpracy z jednym z nich podstawowym problemem jest chociażby opieszałość w kwestiach związanych z likwidacją np. szkód całkowitych, jak również opieszałość w przygotowywaniu dokumentów takich jak umowa sprzedaży czy harmonogram spłat – opowiada opiekun floty firmy Berner. Tego typu niedociągnięcia mocno utrudniają pracę fleet managerowi, dlatego ceni on sobie niedawno rozpoczętą współpracę z niewielkim leasingodawcą Bawag. Brak mocno rozbudowanych korporacyjnych struktur pozwala firmie na sprawne i szybkie współdziałanie, a tym samym zaspokajanie potrzeb klientów.

Opowiadając o warunkach współpracy z leasingodawcami, Gorajewski szczególnie chwali wszelkiego rodzaju elastyczne rozwiązania, które skracają drogę decyzyjną lub dają mu, jako opiekunowi floty, wolną rękę w podejmowaniu pewnych decyzji dotyczących samochodów. Dlatego też we wspó pracy z VB Leasing, szczególnie ceni sobie otrzymaną cesję uprawnień zgłaszania szkód komunikacyjnych bez konieczności wysyłania wniosku o zgodę na naprawę do leasingobiorcy. Na podstawie tego dokumentu administrator firmowych aut ma możliwość samodzielnego wyrażania zgody na naprawę leasingowanych aut co przeważnie przyspiesza proces likwidacji szkody.

Paliwo? Na kartę oczywiście

Wszyscy kierowcy firmowych samochodów posiadają w swoich portfelach karty paliwowe typu Routex, wydawane przez BP. Są to karty akceptowane na stacjach firm Statoil, Aral, BP, OMV, IP (Italian Petroil) i Agip. W sumie obejmuje to sieć 17 tysięcy stacji w 35 krajach Europy. W Polsce karty są akceptowane w ponad 450 stacjach Statoil, BP i Aral.

– Każdy z naszych handlowców ma indywidualny miesięczny limit paliwa dostosowany do wielkości terenu, po którym się porusza – mówi Gorajewski. – Ponadto pracownicy mogą tankować samochody jedynie w dni powszednie. Ograniczenia ustawione na kartach nie pozwalają na tankowanie w dni, w które nie pracują – dodaje. Takiego rodzaju ograniczenia w naturalny sposób zmniejszają ilość wszelkich nadużyć związanych z tankowaniem ze strony pracowników.

Administrator floty Berner Polska Sp. z o.o wykorzystuje dostępną on–line aplikację przygotowaną przez emitenta kart paliwowych, firmę BP, nazwaną BP Fleet Reporter. Dzięki niej ma on za pośrednictwem Internetu wgląd do raportów umożliwiających kontrolę i sprawdzanie wykorzystania przydzielonego limitu przez poszczególnych pracowników. W swojej codziennej pracy Sławomir Gorajewski wykorzystuje także specjalistyczny program do zarządzania kosztami – Virtual Carmen. Istnieje możliwość przenoszenia do niego faktur bezpośrednio z wirtualnej aplikacji BP Fleet Reporter. Zwiększa to pulę operacji, które może realizować na fakturach paliwowych, m.in. umożliwia kontrolę nad paliwami pod kątem tankowania między innymi podczas choroby czy urlopu.

Z informatycznych narzędzi wspomagających pracę fleet managera, Sławomir Gorajewski wykorzystuje ponadto system Google Maps, przydatny do planowania i optymalizacji tras przejazdu przedstawicieli handlowych. – Oczywiście nie da się obejść także bez poczciwego Excela, w którym dokonuję wszelkich szczegó owych analiz – mówi opiekun krakowskiej floty.

Wielość serwisowych rozwiązań

– Auta w okresie gwarancji serwisowane są w ASO danej marki z uwagi na zapisy gwarancyjne – opowiada Sławomir Gorajewski. – Jedynie elementy eksploatacyjne, np. klocki, tarcze, wymieniamy poza ASO – dodaje.

Obecnie administrator floty Berner Polska Sp. z o.o. jest jednak na etapie podpisywania umowy ramowej z Polskim Serwisem Floty, która docelowo ma umożliwiać wymianę tych podzespołów we wszystkich samochodach. – Ramowa umowa pozwala łatwiej zaplanować koszty z uwagi na stały poziom cen we wszystkich współpracujących z PSF serwisach – zauważa Gorajewski.

Odmienna polityka serwisowa realizowana jest w odniesieniu do samochodów pogwarancyjnych. Każda sytuacja wymagająca skorzystania z usług warsztatu rozpatrywana jest w ich przypadku indywidualnie. Ciekawym rozwiązaniem jest odświeżenie zapomnianej już, a przecież tradycyjnej, wymiany barterowej. W związku z prowadzoną dzia alnością przez Berner Polska Sp. z o.o. polegającą między innymi na współpracy przedstawicieli handlowych z warsztatami samochodowymi, staje się to pretekstem do wykonania naprawy u potencjalnego klienta danego handlowca. Naprawa, bądź przegląd w takim warsztacie pozwala nierzadko zapoczątkować wspó pracę obu firm, a niekiedy rozliczeniem takiej transakcji jest barter właśnie.

Oprócz powyższych sposobów na serwisowanie firmowych samochodów, Berner Polska wspó pracuje także z lokalnymi, zaprzyjaźnionymi serwisami. Jednym z nich jest serwis Seata w Jaworniku koło Myślenic. – Gwarantuje on bezlpatne auto zastępcze, a umowa z serwisem i blacharnią sprzyjają szybkiej likwidacji szkód, co w przypadku mobilności handlowca jest szczególnie ważne – opowiada Gorajewski.

Pańskie oko... kosztów dogląda

Kierowcy firmowi kontrolowani są pod kątem zarówno zużycia paliwa, kosztów zakupionego paliwa oraz kosztów przeglądów i nieprzewidzianych napraw. Wspomniany już program Virtual Carmen umożliwia nawet tak drobiazgową kontrolę jak ilość zużytego p ynu do spryskiwacza czy ilość zakupionych żarówek. Do tej pory firma nie zdecydowa a się na monitoring pojazdów. Niemniej Virtual Carmen w znacznym stopniu wyczerpuje potrzeby kontroli kierowców, pozwalając na bardzo dok adne analizy pod kątem zużycia zarówno elementów eksploatacyjnych, jak i paliwa. – Skrupulatność moja w tym zakresie jest już osławiona – śmieje się Gorajewski. – Informacje o tym, iż ktoś został ukarany za dane przewinienie rozchodzą się wśród handlowców tak szybko, iż kolejny zastanowi się dwa razy zanim podejmie ryzyko. Każdą operację związaną z naprawą lub przeglądem przedstawiciel ustala ze mną telefonicznie – dodaje.

W procedurach firmowych widnieje ponadto zapis, że pracownik, który ma więcej niż jedną szkodę z własnej winy może zostać ukarany karą pieniężną. – Jednak przeważnie stosowną karą jest nieuwzględnienie takiego pracownika w planie wymiany samochodu na nowy. Delikwent taki w przypadku konieczności wymiany samochodu, z powodu kończącego się leasingu, ponownie otrzymuje używane auto, przeważnie o gorszych parametrach wyposażenia – mówi kierownik floty Berner Polska Sp. z o.o.

Stabilne ubezpieczeniee

Wszystkie pojazdy firmowe ubezpieczane są PZU. – Wieloletnia wspó praca pozwoli a wypracować bardzo korzystne warunki i stawki – przekonuje Gorajewski. – Bardzo zadowolony jestem ze współpracy z tym ubezpieczycielem w zakresie likwidacji szkód. Na satysfakcję wpływa także ilość dokumentów, jakie trzeba przedstawić do rozliczenia szkody. Jeśli szkoda jest drobna, jej fina niekiedy przypada na 7–9 dni od momentu kolizji, co również ma wpływ na mobilność handlowca – dodaje. Firma nie korzysta ze zbiorczych polis, obejmujących swym zakresem całą firmową flotę, uznając za korzystniejsze rozwiązanie objęcie każdego samochodu osobną polisą.

Problem remarketingu

Jak w większości firm, posiadających rozbudowane floty, także i w Berner Polska jednym z trudniejszych zadań stojących przed fleet managerem jest korzystne wycofywanie samochodów z floty. Tym trudniejsze to zadanie, że obciążające w g ównej mierze opiekuna floty. Wszystkie auta s użbowe firma Berner Polska sprzedaje bowiem we w asnym zakresie. Zadanie utrudnia dodatkowo fakt, że wszystkie auta jeżdżące we flocie są w bia ym kolorze, gdyż jest to korporacyjna barwa. – Kolor ten wp ywa oczywiście negatywnie na wartość rezydualną naszych pojazdów, a także wyd uża czas sprzedaży auta po okresie jego eksploatacji – zauważa Sławomir Gorajewski.

 

Sławomir Gorajewski, fleet car administrator w Berner Polska

Z Berner Polska wspó pracuję od 2008 roku jako podmiot niezależny. Umowa pomiędzy Berner a Fleetcar Zarządzanie Flotą zawiera prawie wszystkie, jeśli nie wszystkie, aspekty związane z zarządzaniem firmowymi autami. W odróżnieniu od innych firm świadczących takie usługi pracuję bezpośrednio w siedzibie klienta. Pozwala mi to na bezpośredni kontakt zarówno z pracownikami Berner Polska, zwłaszcza działem księgowości, zarządem firmy i samymi handlowcami. Myślę, że oko o 70% czasu pracy zajmuje mi administrowanie, 30% strategiczne działanie, w tym analiza i planowanie. W jednej osobie skupiam więc role administratora i menedżera.

Berner Polska

Berner Polska to krajowy oddzia stale rozwijającego się paneuropejskiego przedsiębiorstwa, specjalizującego się w bezpośredniej dystrybucji dóbr przemysłowych do profesjonalnego użytku w branży motoryzacyjnej, budowlanej i przemysłowej. W Europie Berner działa w 20 krajach zatrudniając ponad osiem tysięcy pracowników, w tym ponad pięć tysięcy przedstawicieli handlowych. Berner Polska to ponad 150 pracowników, których zadaniem jest szybka i profesjonalna obsługa klientów.

Samochody firmy Brener Polska

Ilość aut: 145

Sposób pozyskania aut: leasing

Rodzaj aut: osobowe i jedno auto dostawcze

Marki i modele: przede wszystkim Ford Fiesta, Seat Ibiza, Leon i Altea, a także Škoda Fabia, Nissan Note, Ford Focus, Suzuki Swift, Ford Mondeo, Škoda Superb, Volkswagen Passat i Audi A6

Średnie roczne przebiegi: 50 tys. km

Karty paliwowe: BP (karta Routex)

Zarządzanie serwisem: ASO, umowa z siecią serwisową, lokalnie korzystanie z usług zaprzyjaźnionych warsztatów, w uzasadnionych sytuacjach naprawa samochodu w dowolnym serwisie w Polsce

Systemy kontroli kierowców: kontrola kosztów paliwa i płynów eksploatacyjnych, napraw i kosztów części zamiennych za pośrednictwem aplikacji BP Fleet Reporter oraz programu Virtual Carmen